Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung der Arbeitsgemeinschaft Pädiatrische Stoffwechselstörungen (APS)

gültig für Mitglieder, Kunden und Interessenten

der Arbeitsgemeinschaft Pädiatrische Stoffwechselstörungen (APS)

Stand: März 2019

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 & 14 DSGVO durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutz- recht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich an den vereinbarten Zwecken, zu denen primär die Mitgliedschaft in der APS, die Teilnahme an unseren Veranstaltungen oder die Mitwirkung an Projekten der APS gehören.

1.   Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden ?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Arbeitsgemeinschaft Pädiatrische Stoffwechselstörungen (APS)

Sitz beim Schatzmeister und Schriftführer Herrn Prof Dr P Freisinger Klinik für Kinder- und Jugendmedizin

Klinikum am Steinenberg Steinenbergstraße 31

72764 Reutlingen, Deutschland

Tel.: +49 7121 200-4050

Kontakt: http://www.aps-med.de/site/p90.asp Website: http://www.aps-med.de

Der Datenschutzbeauftragte des Vereins ist der o.g. Schriftführer.

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2.   Welche Quellen und Daten nutzen wir ?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, Kunden von Veranstaltungen, sowie von Interessenten und Projektteilnehmern, die uns ihre Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen von Projekten zur Förderung der Arbeit der Arbeitsgemeinschaft Pädiatrische Stoffwechselstörungen online auf frei zugänglichen Internetseiten der jeweiligen Krankenhäuser und sonstigen Einrichtungen recherchiert haben.

Relevante personenbezogene Daten im Rahmen von Projekten und von Veranstaltungsteilnehmern sind dabei abschließend: Name, Vorname, Titel, Dienstanschrift, Kontaktdaten (Email, Telefon, Telefax), Ge- schlecht.

Bei Antrag auf Mitgliedschaft in der APS werden zusätzlich der Arbeitgeber, der Ausbildungsstand, und ihm Rahmen des Lastschriftverfahrens die Kontoverbindung gespeichert und verarbeitet.

Im Rahmen bestimmter zeitlich begrenzter Projekte wie Fortbildungsveranstaltungen oder Neumitglieder- werbekampagnen recherchiert die APS personenbezogene Daten ausschließlich auf den öffentlich zugängigen Webseiten von Krankenhäusern, Arztpraxen oder sonstigen Einrichtungen. Die dort zur Verfügung stehenden Daten werden im Rahmen unserer Projekte zwecks Kontaktaufnahme und unter Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) von uns erhoben (Näheres unter Punkt 3).

3.   Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage ?

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, bzw. BDSGneu):

a)   zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Wahrung der Rechte und Pflichten unserer Mitglieder, wie beispielsweise die Zahlung der Mitgliedsbeiträge, die Teilnahme an unserem Jahreskongress, oder die regelmäßige Kontaktaufnahme via Post und Email zu aktuellen Themen aus dem Verein und dem Gebiet der Pädiatrischen Stoffwechselstörungen. Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Veranstaltungsteilnehmer im Sinne des reibungslosen Ablaufs und Zuordnung der Personen vor Ort, der eventuellen informativen Kontaktaufnahme vorab, sowie der Überprüfung der Zahlungseingänge.

b)   Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns:

  • Infomails via Post oder Email zu aktuellen Fortbildungsveranstaltungen oder sonstigen Projekten der APS und der von ihr beauftragten Institution zur Tagungsorganisation
  • Werbung via Post und Email für eine Mitgliedschaft in der APS
  • Manuelle Anlage von Dienstadressen / Emailadressen bestimmter Experten, die im Rahmen unserer Fortbildungsangebote oder im Rahmen besonderer Projekte der APS für die initiale Kontaktaufnahme und Korrespondenz vonnöten sind

Angesichts der nicht sensiblen und öffentlich zugänglichen genutzten Daten der Betroffenen sind wir der Auffassung, dass eine Nutzung der Daten für die genannten Punkte legitim ist. Zudem dürfte das Interesse auf Seiten der Empfänger für derartige Inhalte groß sein, da alle Ärzte im Rahmen der Weiterbildungs- verordnung zur regelmäßigen Belegung solcher Veranstaltungen verpflichtet sind.

c)    Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO am 25.5.2018 erteilt wurden. Leistungen, die wir nur gegen Einwilligung erbringen, sind:

  • für Veranstaltungsteilnehmer: Der Versand von Infomailings zu Veranstaltungen der APS oder Dritten
  • für Mitglieder: Der Versand von Infomailings zu Veranstaltungen der Kooperationspartner der APS

4.   Wer bekommt meine Daten ?

Innerhalb unserer Fachgesellschaft erhalten diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.

Zu diesen sogenannten Auftragsdatenverarbeitern gehören unter anderem: Fa Zweiplan, München (Kongressdienstleister), Springer Verlag, Heidelberg

5.   Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt ?

Eine Datenübermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet durch die APS nicht statt.

Auch eine Übermittlung von anonymisierten Nutzerdaten im Rahmen der Website-Analyse-Software Google Analytics in die USA findet nicht statt.

6.   Wie lange werden meine Daten gespeichert ?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. Wir unterscheiden zwischen drei Betroffenengruppen:

Mitgliedsdaten: Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Mitgliedsdaten werden nach Inkrafttreten des Austritts (in der Regel zum 1.1. des Folgejahres nach der Kündigung) zehn Jahre ab dem Datum der letzten Rechnungsstellung aufbewahrt, um den gesetzlichen Vorgaben von § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB zu entsprechen. Da Rechnungsdokumente bei uns elektronisch dem jeweiligen Stammdatensatz zugeordnet sind, muss der entsprechende Datensatz ebenfalls 10 Jahre erhalten bleiben.

Teilnehmer von Seminaren: Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Teilnehmerstammdaten werden zehn Jahre ab dem Datum der letzten Rechnungsstellung gespeichert, um den gesetzlichen Vorgaben von § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB zu entsprechen. Da Rechnungsdokumente bei uns elektronisch dem jeweiligen Stammdatensatz zugeordnet sind, muss der entsprechende Datensatz ebenfalls 10 Jahre erhalten bleiben.

Projektbezogene Personendaten: Unter projektbezogenen Personendaten versteht die APS Personen- datensätze, die im Rahmen eines bestimmten Projekts freiwillig durch die Projektteilnehmer selbst übermittelt oder auf öffentlich zugängigen Krankenhauswebsites recherchiert und manuell angelegt werden. Diese Daten werden drei Jahre nach Beendigung des Projekts gelöscht. Auf diese Weise möchte die APS ermöglichen, dass auch eine Neuauflage oder ein Nachfassen in abgeschlossenen Projekten noch möglich sind. Da diese Projekte sich immer mit Fragen zu Pädiatrischen Stoffwechselstörungen befassen, sind wir der Auffassung, dass die verlängerte Speicherung auch im Interesse der betroffenen Person ist und zweitens die berechtigten Interessen der APS (Vernetzung) nach Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO denen der betroffenen Person (Schutz der eigenen Daten) überwiegen. Datensätze dieser Art werden selbstverständlich jederzeit auf Wunsch gelöscht.

7.   Welche Datenschutzrechte habe ich ?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU- Datenschutz- Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

8.   Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten ?

Im Rahmen der Mitgliedschaft oder unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personen- bezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

9.   Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) ?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.